Tietovarasto vai suora rajapinta? Milloin tekoäly kannattaa kytkeä kumpaankin

Kun tekoälytyökalu kytketään yrityksen omaan tietoon, tie haarautuu heti alussa. Yhteyden voi avata suoraan lähdejärjestelmän rajapintaan, tai sen voi avata tietovarastoon, johon tiedot on ensin koottu.

Molemmat ovat teknisesti sama asia: MCP-yhteys, jonka kautta tekoäly saa luettavaa. Ero ei ole protokollassa vaan siinä, mitä yhteyden takana on. Se ero ratkaisee, mihin kysymyksiin saatte luotettavia vastauksia.

Suora rajapintayhteys on nopein tapa aloittaa

Jos käytössä on yksi järjestelmä ja kysymykset koskevat sen nykytilaa, suora yhteys on järkevä. Mitään ei tarvitse rakentaa väliin, tieto on sekunnilleen ajan tasalla, eikä kopiota synny mihinkään.

Tällaisia kysymyksiä ovat esimerkiksi "mikä on tämän tilauksen tila", "onko tämä lasku maksettu" tai "kenelle tämä työ on osoitettu". Ne kohdistuvat yhteen tietueeseen yhdessä järjestelmässä, ja juuri siihen rajapinnat on suunniteltu.

Jos tarve on tämä, älkää rakentako tietovarastoa. Se olisi kallis tapa ratkaista ongelma, jota ei ole.

Mihin suora yhteys kaatuu

Ongelmat alkavat, kun kysymys ei enää kohdistu yhteen tietueeseen yhdessä järjestelmässä.

Yhdistäminen. Rajapinta ei osaa yhdistää tietoja toisen järjestelmän tietoihin. Jos haluatte tietää projektin katteen, tarvitsette laskutuksen yhdestä järjestelmästä ja työtunnit toisesta. Suoralla yhteydellä tekoäly hakee molemmat erikseen ja yhdistää ne itse. Se on juuri se kohta, jossa virheet syntyvät hiljaa: kielimalli yhdistää sivutettuja, osittaisia tuloksia muistissaan ilman että kukaan näkee laskutoimitusta.

Kokoaminen ja aikasarjat. Rajapinnat on rakennettu hakemaan tietueita, ei laskemaan summia. Kysymys "miten kate on kehittynyt 24 kuukauden aikana" tarkoittaa suoralla yhteydellä satoja hakuja sivutuksen läpi. Se on hidasta, kallista ja törmää usein rajapinnan kutsurajoihin.

Historia. Lähdejärjestelmät kertovat miten asiat ovat nyt. Moni niistä ei kerro, miltä tilanne näytti puoli vuotta sitten, koska tila on päivitetty vanhan päälle. Jos tietoja siivotaan tai arkistoidaan, ne katoavat myös rajapinnasta. Vertailu edelliseen vuoteen ei onnistu, jos edellistä vuotta ei ole enää tallessa.

Käsitteiden ristiriidat. Jokaisella järjestelmällä on oma tapansa nimetä asiat. Asiakas voi tarkoittaa myynnissä eri asiaa kuin laskutuksessa. Suorassa yhteydessä tekoäly näkee kentät sellaisina kuin ne ovat, eikä sillä ole tietoa siitä, mitä teidän yrityksessänne on sovittu.

Kuormitus. Tekoälyn käyttö on purskeista ja ennakoimatonta. Yksi kysymys voi laukaista kymmeniä hakuja. Kuukauden vaihteessa, kun taloushallinnon järjestelmä on muutenkin kuormitettu, se ei ole toivottavaa.

Toistettavuus. Rajapinta vastaa aina senhetkisestä tilanteesta. Sama kysymys tuottaa eri vastauksen aamulla ja iltapäivällä, eikä eroa näe vastauksesta. Raportoinnissa ja päätöksenteossa se on ongelma.

Mitä tietovarasto tuo väliin

Tietovarasto ratkaisee nämä samalla kertaa. Tiedot kootaan eri järjestelmistä yhteen paikkaan, jolloin ne voidaan yhdistää kyselyssä eikä kielimallin muistissa. Summat lasketaan tietokannassa yhdellä kyselyllä. Historia säilyy, vaikka lähdejärjestelmä siivottaisiin.

Tärkein lisä on kuitenkin näkymäkerros. Tietovaraston päälle kirjoitetaan yhdessä sovitut käsitteet ja laskentasäännöt, ja myös tiedon rajoitukset. Kun tiedetään, että jonkin järjestelmän tilatieto ei ole luotettava, se voidaan sanoa näkymässä suoraan. Raakarajapinnassa sellaista paikkaa ei ole.

Rehellisyyden nimissä: tietovarastossa on myös hintansa. Tieto on sen verran vanhaa kuin päivitysväli sanoo, ei sekunnilleen tuoretta. Kokonaisuus pitää rakentaa ja ylläpitää. Ja tiedoista syntyy toinen kopio, mikä on huomioitava sopimuksissa ja tietosuojassa.

Nyrkkisääntö

Yksi kysymys erottaa nämä useimmiten toisistaan: vaatiiko vastaus yhdistämistä tai vertailua? Jos vaatii, tiedot kannattaa koota ensin. Jos ei, suora yhteys riittää.

Käytännössä usein molemmat

Vastakkainasettelu on osin keinotekoinen. Monessa yrityksessä järkevin ratkaisu on, että analyysi ja seuranta tulevat tietovarastosta ja yksittäisten tietueiden tarkistus suoraan lähdejärjestelmästä.

Silloin kannattaa pitää huolta yhdestä asiasta: kertoa tekoälylle, kumpi lähde vastaa mihinkin kysymykseen. Muuten se valitsee itse, ja vastausten välille syntyy eroja, joita kukaan ei osaa selittää.

Mistä aloittaa

Älkää aloittako tekniikasta. Kirjoittakaa ylös kymmenen kysymystä, joihin haluaisitte vastauksen. Katsokaa sitten, kuinka moni niistä yhdistää useampaa järjestelmää, vertaa ajanjaksoja tai laskee summia. Se suhde kertoo, kumpaa reittiä tarvitsette, ja yleensä vastaus on selvä jo ensimmäisellä silmäyksellä.

Jos haluatte käydä oman listanne läpi yhdessä, varatkaa 20 minuutin kartoitus. Kerromme suoraan myös silloin, jos tietovarastoa ei kannata rakentaa.